Cómo Planeta FP pasó de 3 horas a 3 segundos en el primer contacto con leads gracias a agentes IA

Cada vez menos control sobre la calidad del lead

Con la llegada del entorno cookieless y los cambios en las principales plataformas de captación, como Google Ads y Meta, Planeta FP tiene cada vez menos control sobre la calidad real de los leads que envía a su equipo de admisiones.

Un equipo de admisiones con capacidad limitada

Cada asesor solo puede atender un número determinado de leads al día. Por eso, el potencial de facturación del centro depende de dos variables: cuántos leads puede tratar cada asesor y qué porcentaje de ellos convierte.

Controlar esa conversión es crítico para definir cuánto puede facturar el centro sin caer en un hipercrecimiento del equipo comercial, con el coste que eso conlleva.

Más competencia y costes de adquisición disparados

La competencia en el sector educativo se ha disparado en los últimos cinco años, y los costes de adquisición actuales no tienen nada que ver con los de antes: hoy un clic puede llegar a costar hasta 10 €.

Uptail diseñó con Planeta FP una solución a medida basada en agentes IA, con WhatsApp como canal de contacto. Se trabajaron dos tipos de leads, cada uno con un flujo separado y personalizado:

• Leads nuevos: futuros alumnos que acaban de solicitar información. El agente les escribe en cuanto llega la solicitud, confirma el ciclo que les interesa, les explica la metodología de Planeta FP, verifica que cumplen los requisitos de acceso y reserva una entrevista en el campus o una llamada con un asesor. Si no responden, les hace seguimiento ese mismo día y en los días siguientes.
• Leads antiguos: contactos con los que el equipo de admisiones ya había tratado en el pasado. Como ya conocen Planeta FP, las campañas se segmentaron por ciclo formativo, cada una con su propio mensaje de apertura para retomar la conversación desde su interés original. A partir de ahí, el agente sigue el mismo proceso de cualificación y concertación.

Ambos flujos parten de los argumentarios comerciales de Planeta FP adaptados a WhatsApp e incluyen recordatorios automáticos de la cita, integración con su CRM y con los calendarios de los asesores. Desde el lanzamiento, Uptail revisa y mejora los agentes cada semana junto al equipo de Planeta FP.

Más control sobre la calidad del lead que llega a admisiones

Cada lead nuevo recibe un primer mensaje por WhatsApp en 3 segundos, cuando su interés está en el punto más alto. El agente IA resuelve sus dudas con el argumentario de Planeta FP, lo cualifica y, si no responde, le hace seguimiento automático. Así, el equipo de admisiones deja de recibir una lista de contactos por llamar y pasa a recibir leads ya contactados y cualificados.

Más capacidad comercial sin hacer crecer el equipo

El agente no se queda en cualificar: concierta la entrevista directamente en el calendario del asesor. Trabaja en paralelo al equipo, de modo que parte de las entrevistas llegan a la agenda sin que ningún asesor haya dedicado tiempo a conseguirlas. Los asesores dedican sus horas a lo que mejor saben hacer, la entrevista, y el centro gana capacidad sin aumentar plantilla.

Más rentabilidad de la inversión en captación

Cada lead antiguo es una inversión en captación que ya está hecha. Tras validar el agente con leads nuevos, lanzamos campañas de reactivación por WhatsApp sobre leads que el equipo ya no trabajaba, porque por SMS no respondían. El agente retoma la conversación, detecta quién sigue interesado y le concierta la entrevista, sin coste de captación nuevo y sin restar tiempo a los asesores.